Bài viết của Doanh Nguyen đã đăng trên Thời Báo Kinh Tế Saigon online. Link tại đây.
(TBKTSG Online) - Thoả thuận nhà sáng lập thường được sử dụng trong trường hợp dự án startup chưa thành lập doanh nghiệp. Khi đã thành lập doanh nghiệp, bên cạnh điều lệ doanh nghiệp (kế thừa phần lớn các điều khoản từ bản thoả thuận sáng lập) và các quy chế chính sách được ban hành bởi công ty thì bản thoả thuận này vẫn có giá trị ít nhất là giữa các nhà sáng lập.
Sẽ không hợp lý nếu áp dụng một bản mẫu thoả thuận nhà sáng lập cho tất cả các dự án startup khác nhau. Tuy nhiên, một bản thoả thuận nhà sáng lập thường sẽ xoay quanh các vấn đề về quyền sở hữu, thẩm quyền và trách nhiệm, quá trình điều hành. Mỗi vấn đề sẽ được các nhà sáng lập cùng thảo luận để thống nhất những điều khoản chi tiết. Trong khuôn khổ bài viết này, người viết gợi ý về các vấn đề chi tiết cần được thảo luận và thoả thuận trước khi bắt đầu một dự án startup.
1. Mô tả dự án
Khác với bản kế hoạch kinh doanh chi tiết của dự án startup, điều khoản mô tả dự án startup sẽ nói về những điểm mấu chốt để một dự án được hình thành bao gồm: ý tưởng chính, hoàn cảnh khi bắt đầu dự án, lý do để các nhà sáng lập gắn kết với nhau, mục tiêu của dự án mà các nhà sáng lập đang hướng tới.
Điều khoản này thường được đề cập trong phần “hoàn cảnh” của bản thoả thuận và có ý nghĩa giúp các bên đặt mình vào trong hoản cảnh đó để thoả thuận các điều khoản quan trọng tiếp theo. Về khía cạnh pháp lý, điều khoản này xác định chính xác ý chí của các bên tham gia thoả thuận.
2. Vai trò, quyền và trách nhiệm của mỗi nhà sáng lập
Thường mỗi nhà sáng lập sẽ đóng một hoặc một vài vai trò trong quá trình xây dựng, vận hành dự án startup. Với mỗi nhà sáng lập, nên có một bản mô tả công việc để ghi nhận vai trò và những việc mà nhà sáng lập đó thực hiện và tương ứng với mỗi việc sẽ là thẩm quyền và trách nhiệm của nhà sáng lập đó. Theo kinh nghiệm thực tế, các nhà sáng lập chỉ nên đảm nhiệm vai trò mà mình có đủ kiến thức, kỹ năng và tự tin là sẽ thực hiện một cách hiệu quả.
Vai trò của nhà sáng lập có thể thay đổi theo thời gian, tuỳ theo hiệu quả mà nhà sáng lập đó mang lại. Khi đó, đo lường hiệu quả làm việc (KPI) là một thước đo quan trọng trong quá trình quản trị. Nếu một nhà sáng lập không thực hiện được các mục tiêu trong một khoảng thời gian nhất định, thì rõ ràng người này nên phụ trách lĩnh vực khác phù hợp hơn.
3. Quản trị, điều hành dự án.
Các điều khoản về quy trình, nguyên tắc quản trị, điều hành dự án cần được đề cập một cách chi tiết. Trong đó, các quyết định nào được cá nhân nhà sáng lập tự quyết định, quyết định nào cần sự hội ý, đồng thuận giữa tất cả nhà sáng lập. Việc quản trị vận hành dự án startup thường xoay quanh các việc tuyển dụng, sa thải nhân viên, chế độ lương, thưởng của các nhà sáng lập, việc mua thiết bị, chi tiêu xây dựng sản phẩm và cho các chiến dịch kinh doanh, liên kết với các đối tác, ký kết các đơn hàng lớn, việc tham khảo ý kiến luật sư, nhận vốn đầu tư, bán dự án hoặc giải thể dự án.
Một cơ chế xử lý các quan điểm trái chiều cũng cần được đề cập khi các cổ đông không đạt được đồng thuận trong một vấn đề cụ thể. Khi đó, việc có một bên thứ ba (thường là các cố vấn, luật sư) giúp các bên tìm ra giải pháp cuối cùng cũng là một phương án nên cân nhắc.
4. Quản trị thu chi tài chính
Quản lý doanh thu và các khoản chi là một trong những vấn đề dễ gây mâu thuẫn và rạn nứt giữa các nhà sáng lập nhất. Để phòng tránh những hiểu lầm, mâu thuẫn không đáng có cũng như nâng cao hiệu quả quản lý dòng tiền của dự án hay công ty, Thoả thuận sáng lập nên đưa ra các nguyên tắc trong quản trị tiền của dự án. Các vấn đề có thể làm rõ như: Kế hoạch ngân sách cần được xây dựng vào thời điểm nào và có cần được tất cả các nhà sáng lập thông qua? Ai được quyết định chi khoản nào và chi bao nhiêu? Khoản chi nào cần được tham khảo ý kiến của những nhà sáng lập khác? Khoản chi nào cần được tất cả các nhà sáng lập đồng thuận? Doanh thu nếu có được chi tiêu cho những vấn đề theo thứ tự ưu tiên nào? Khi nào thì chia lợi nhuận? Báo cáo thu chi được thực hiện như thế nào để đảm bảo tính minh bạch trong quá trình vận hành dự án?
5. Quyền sở hữu dự án/công ty
Việc xác định cách để phân chia quyền sở hữu ngay khi bắt đầu của dự án startup và sau này là công ty là rất cần thiết. Vấn đề là làm sao để xác định được tỷ lệ sở hữu một cách phù hợp, công bằng nhất? Việc tìm ra câu trả lời đúng nhất là rất khó. Tuỳ theo mỗi dự án, các nhà sáng lập thường phân chia quyền sở hữu dựa trên một số tiêu chí như: công sức đóng góp của mỗi nhà sáng lập (thời gian làm việc, thành quả công việc); sự đóng góp tài chính; cơ hội kinh doanh. Dù dựa trên tiêu chí nào đi chăng nữa thì khi xác định được con số cụ thể của tỷ lệ sở hữu, thì cũng cần nêu rõ lý do dẫn đến con số đó để các bên luôn hiểu được những đóng góp, nỗ lực của mình đã được ghi nhận như thế nào.
Các nhà sáng lập cần lưu ý, tỷ lệ sở hữu được xác định không phải là cố định từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án. Nó cần được điều chỉnh theo hiệu quả cống hiến, thời gian cống hiến và thời điểm chốt tỷ lệ sở hữu. Có hai thuật ngữ mà các nhà sáng lập cần lưu ý đó là “vesting schedule” (được hiểu là phân chia cổ phần theo giai đoạn) và “cliff period” (được hiểu là thời điểm phân chia cổ phần). Ví dụ điều khoản: sở hữu (equity) 20%, vesting schedule 04 năm, cliff period 01 năm thì có nghĩa nhà sáng lập sẽ được sở hữu 20% cổ phần của dự án/công ty sau khi đã cống hiến cho dự án đủ 04 năm. Trường hợp nhà sáng lập rút trước thời điểm dự án hoạt động đủ 01 năm thì sẽ không được sở hữu % nào cả. Nếu rút ra khỏi dự án sau 01 năm thì tỷ lệ sở hữu sẽ được chia theo thời gian (tính đủ/tròn mỗi năm) mà nhà sáng lập đã cống hiến.
Ngoài ra, tỷ lệ sở hữu nên được đi kèm với các tiêu chí về hiệu quả cống hiến (KPI) và sự tuân thủ Thoả thuận các nhà sáng lập. Nhà sáng lập sẽ không thể hưởng trọn vẹn tỷ lệ sở hữu như đã thoả thuận nếu hiệu quả làm việc không đạt được hoặc có những vi phạm thoả thuận đã cam kết hoặc các hành vi khác gây thiệt hại cho dự án, công ty. Chế tài này sẽ rất hiệu quả để các nhà sáng lập cống hiến một cách nghiêm túc và nỗ lực nhất có thể.
6. Rút khỏi dự án trước thời hạn
Một dự án startup thường kéo dài từ hai đến bốn năm, do đó không phải nhà sáng lập nào cũng sẵn sàng theo đuổi một dự án từ khi bắt đầu đến khi dự án hoàn thành mục tiêu hoặc dừng lại. Việc rút khỏi dự án trước thời hạn là việc khá phổ biến. Bản thoả thuận sáng lập cần tiên liệu và đưa ra cách ứng xử khi một trong các nhà sáng lập rời khỏi dự án.
Sẽ tuỳ vào vai trò của mỗi nhà sáng lập để quy định nhà sáng lập nào rút khỏi dự án thì điều gì sẽ xảy ra với anh/cô ta? Điều khoản này sẽ dựa vào việc nếu nhà sáng lập rút khỏi dự án thì dự án có bị ảnh hưởng gì không? Có gây thiệt hại cho dự án không? …
Thường khi một nhà sáng lập rút khỏi dự án, tuỳ vào thời điểm rút và cách rút thì anh/cô ta sẽ có được sở hữu cổ phần hay không? Nếu được sở hữu cổ phần thì làm cách nào để chuyển nhượng cổ phần đó? Nếu việc rút lui mà không báo trước một khoảng thời gian hợp lý mà gây thiệt hại cho dự án thì hậu quả là gì? Và quan trọng nhất, việc rút lui của nhà sáng lập phải đảm bảo không ảnh hưởng đến sự tồn tại và hoạt động của dự án startup.
7. Quyền sở hữu tài sản vô hình và hữu hình
Tài sản của dự án startup có được do công sức, cống hiến của các nhà sáng lập và hoặc nhân viên thường sẽ thuộc sở hữu của doanh nghiệp nếu dự án startup đã thành lập doanh nghiệp hoặc là sở hữu chung của các cổ đông nếu dự án chưa thành lập doanh nghiệp. Tài sản của dự án startup bao gồm tài sản hữu hình và cả tài sản vô hình hay còn gọi là tài sản trí tuệ. Tài sản trí tuệ của có thể là phần mềm, tên thương hiệu của sản phẩm, sáng chế, bí quyết kinh doanh hay các thông tin có giá trị khác. Tài sản thuộc đồng sở hữu, điều đó có nghĩa là không được nhà sáng lập nào tự ý sử dụng các tài sản trí tuệ cho mục đích cá nhân mà không phục vụ cho dự án. Việc vi phạm nguyên tắc sử dụng tài sản cho các mục đích gây bất lợi cho dự án startup cần có các chế tài phù hợp. Bên cạnh đó, cũng cần đề cập đến tình huống giải thể dự án startup thì tài sản này sẽ được chia như thế nào? Hoặc nếu một nhà sáng lập rút lui sớm thì họ có được tách tài sản trí tuệ thuộc phần sở hữu của mình ra không?
8. Đạo đức kinh doanh
Một vấn để tường chừng không quan trọng nhưng lại là mấu chốt dễ gây ra các mâu thuẫn, bất đồng hoặc nghi kỵ giữa các nhà sáng lập. Nếu việc ban hành cả một bản Đạo đức kinh doanh (code of ethics) có vẻ hơi phức tạp thì việc đưa ra những nguyên tắc ứng xử liên quan đến đạo đức kinh doanh ngay trong thoả thuận sáng lập là lựa chọn phù hợp nhất. Một vài nguyên tắc có thể được đưa vào như: Không lợi dụng dự án để tư lợi cho cá nhân; Không nhận hoa hồng hoặc quà cáp từ các nhà cung cấp; Không tuyển dụng người nhà vào các vị trí liên quan đến ngân quỹ - quản lý khách hàng mà không được sự đồng thuận của các cổ đông khác; Các giao dịch kinh doanh với những người nhà của nhà sáng lập cần được các nhà sáng lập thông qua về giá sản phẩm hoặc phí dịch vụ; Không quấy rối tình dục hoặc lợi dụng nhân viên của dự án cho mục đích tình dục; Không bán/chuyển thông tin bí mật kinh doanh cho đối thủ hoặc cho bên thứ ba…
9. Bảo mật và chống cạnh tranh
Điều khoản này giúp nâng cao nhận thức của nhà sáng lập khi ứng xử với các thông tin, thiết bị chứa thông tin bí mật hoặc các thông tin thuộc về bí quyết kinh doanh. Bên cạnh đó, điều khoản bảo mật và chống cạnh tranh cũng sẽ là một ràng buộc để các nhà sáng lập sẽ thận trọng hơn khi quyết định thực hiện các hành vi gây bất lợi cho dự án. Điều khoản này sẽ xoay quanh một số tình huống như: nhà sáng lập có được tiết lộ các công nghệ, kế hoạch kinh doanh, danh sách khách hàng, bí quyết kinh doanh, quy trình cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho bên thứ ba hay sử dụng cho mục đích kinh doanh cá nhân của mình hay không? Nhà sáng lập có được làm việc cho đối thủ cạnh tranh hoặc bắt đầu kinh doanh riêng một sản phẩm cạnh tranh với chính dự án startup mà anh/chị ta đang tham gia hay không? Nếu vi phạm thì chế tài gì sẽ được áp dụng? Có thể là mất một phần hoặc toàn bộ cổ phần hay bị loại ra khỏi nhóm sáng lập mà không được hưởng bất kỳ quyền lợi gì?
10. Các viễn cảnh rủi ro hoặc tình huống có thể phát sinh khác:
Hãy tưởng tượng về viễn cảnh xấu nhất có thể xảy ra với dự án startup để đưa ra nguyên tắc xử lý. Các nhà sáng lập không nên lảng tránh bất kỳ vấn đề nào nhạy cảm hay gai góc nhất. Hãy xem rằng việc thảo luận là rất cần thiết và ảnh hướng đến sinh tồn của dự án. Thông qua các cuộc thảo luận về các tình huống xấu nhất có thể phát sinh, các nhà sáng lập sẽ hiểu rõ về nhau hơn.
Các cuộc thảo luận cũng có thể không nhất thiết phải có ngay kết quả, đôi khi cần có thời gian để các bên suy nghĩ và đưa ra quan điểm và giải pháp của mình. Do đó, đàm phán cho Thoả thuận nhà sáng lập không phải lúc nào cũng có thể hoàn thành ngay trong ngày một vài ngày.
Doanh Nguyen,
Founder of StartupLAW
Tham khảo:
Hiểu về Thoả thuận đồng sáng lập startup
Tải về mẫu Thoả thuận đồng sáng lập - Co-founder agreement 2020
